Avec Event Intelligence, Rejolt veut confier la mécanique de l’événement aux agents IA

Après l’IA générative, place à l’IA « agentique ». À l’occasion du salon IFTM, Rejolt a dévoilé Event Intelligence, une évolution importante de sa plateforme qui entend faire travailler plusieurs agents IA spécialisés tout au long de l’organisation d’un événement.

Créée en 2012, l’entreprise française développe des outils et services technologiques dédiés au MICE. Sa plateforme met en relation les prescripteurs événementiels des entreprises avec un réseau d’hôtels, restaurants, traiteurs, lieux et prestataires techniques. Ainsi, elle couvre des besoins allant du repas d’affaires à des événements réunissant plusieurs milliers de personnes et revendique aujourd’hui le référencement de 50 000 prestataires.

Partir de l’intention plutôt que d’un catalogue

Avec Event Intelligence, le changement apparaît dès le brief. Un utilisateur peut par exemple indiquer qu’il souhaite organiser un séminaire pour 90 personnes à Lyon en octobre. Au lieu de lui demander immédiatement de renseigner une succession de filtres, un premier agent l’interroge sur le profil des participants, l’objectif de l’événement, la localisation souhaitée, le budget ou encore la possibilité d’élargir le périmètre géographique.

« Toute cette expertise métier, c’est nous qui la donnons à l’agent. C’est vraiment notre propriété intellectuelle », explique Laurent Gabard, directeur général de Rejolt. « S’il voit qu’il manque des choses, l’agent IA va continuer à poser des questions jusqu’à ce que l’on ait une vision très claire et très précise des éléments déterminants pour apporter une recherche immédiate. »

Le brief peut également être formulé oralement puis retranscrit par la plateforme. À partir de ces échanges, un dossier se constitue progressivement et sert de fil conducteur au projet.

La technologie ne repose pas sur un agent unique censé tout faire. Rejolt a choisi de répartir les fonctions entre plusieurs agents spécialisés correspondant à des tâches métier identifiées au cours de ses années d’activité.

Des agents pour gérer aussi les règles de l’entreprise

C’est surtout après le sourcing que Rejolt entend faire la différence. Un événement implique une succession de contrôles, de validations et d’interlocuteurs qui dépassent largement la recherche d’un lieu ou d’un traiteur. Budget, politique achats, conformité, circuits de validation internes ou encore règles propres à certains secteurs doivent être respectés.

Ces paramètres sont renseignés en amont par l’entreprise cliente et intégrés au système. L’agent peut ainsi détecter un dépassement budgétaire, identifier la personne chargée de valider une dépense ou signaler qu’un choix sort du cadre défini par l’entreprise.

« L’idée, c’est qu’au fil de l’avancée du dossier, à chaque fois que l’acheteur ou le responsable conformité doit être alerté, l’agent puisse dire “attention, là, on sort de la conformité, il faut une validation” ou “là, on sort du budget” », détaille Laurent Gabard.

L’IA ne se substitue cependant pas à l’organisateur dans les décisions importantes. « L’agent ne va pas prendre de décisions déterminantes pour l’entreprise. Il va vous suggérer des choses », précise le directeur général.

Event Intelligence n’a donc pas vocation à organiser seul un événement à partir d’une simple phrase. La plateforme accompagne l’utilisateur et automatise certaines tâches, mais conserve des points de validation humaine.

Vérifier la disponibilité avant de proposer un lieu

La plateforme doit également pouvoir agir sur le sourcing lui-même. Avant qu’un lieu retenu par le système ne soit proposé plus avant dans le processus, sa disponibilité peut être vérifiée. Rejolt prévoit aussi de solliciter un prestataire qui ne figure pas encore parmi ses partenaires si celui-ci apparaît particulièrement pertinent pour répondre au brief.

Sur ce point, la qualité de la donnée reste néanmoins déterminante. Les prestataires référencés disposent d’un accès leur permettant de mettre à jour leurs informations, avec des niveaux d’assiduité variables. « Certains le font très bien, d’autres moins bien », reconnaît Laurent Gabard.

Rejolt indique donc compléter ces informations par des données publiques et maintenir des contrôles humains lorsqu’une incohérence ou une alerte apparaît. Si un hôtel est annoncé en travaux, par exemple, l’information doit finalement être vérifiée auprès de l’établissement. « La source de validation de l’information, ça reste le prestataire », souligne Laurent Gabard.

Un rappel utile à l’heure où les promesses autour de l’IA peuvent laisser penser que la technologie dispose mécaniquement d’une information parfaitement actualisée.

Automatiser l’invisible pour travailler davantage le contenu

Au-delà du gain de productivité, Rejolt défend une autre promesse. Le temps économisé sur la mécanique administrative pourrait être réinvesti dans le contenu et l’expérience de l’événement.

« La vraie valeur d’un organisateur d’événements, c’est le contenu, ce que je vais y dire, ce que je souhaite que les participants ressentent », estime Laurent Gabard. Les agents pourront également intervenir sur des services complémentaires comme l’invitation des participants, la création d’un mini-site événementiel ou la préparation de FAQ.

Le directeur général résume la philosophie du projet par une formule. « On travaille sur l’industrialisation de ce qu’on ne voit pas quand on participe à un événement. On va industrialiser toute la partie non visible et on veut que les prescripteurs passent du temps sur ce qui est visible, c’est-à-dire ce qu’on vit. »

Reste à mesurer l’ampleur réelle du gain, Rejolt ne disposant pas encore de données issues de l’utilisation d’Event Intelligence permettant de quantifier précisément le temps économisé. Pourtant, les premières suggestions devraient être produites beaucoup plus rapidement qu’avec le fonctionnement précédent, mais l’entreprise préfère attendre le déploiement pour avancer un chiffre.

Les clients existants de Rejolt seront progressivement migrés vers la nouvelle plateforme tandis que les nouveaux clients y accéderont directement. La politique tarifaire reste, selon l’entreprise, inchangée.

Rejolt prépare parallèlement son développement dans 17 pays européens, d’abord auprès des filiales de ses clients français puis avec l’ambition d’installer directement sa solution sur ces marchés.

L’entreprise assure enfin que les données de ses différents clients ne sont pas mutualisées. Elles restent cloisonnées et hébergées en France. Ce que Rejolt entend en revanche mutualiser, c’est son expertise du métier événementiel afin d’entraîner et de paramétrer ses différents agents.

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