Climat : un imprévu au programme

Toujours prêts, vraiment ? Non cette fois, ils n’étaient pas prêts, les 42 000 scouts réunis en Corée du Sud pour le rassemblement mondial des troupes, le fameux Jamboree 2023. La canicule, les moustiques puis un typhon ont eu finalement raison de leur mobilisation et de la santé de 600 d’entre eux. Sans aller si loin, la pluie qui s’est abattue sur l’édition 2022 de We Love Green, obligeant l’évacuation de 40 000 participants, ne figurent pas parmi les meilleurs souvenirs du festival. En Asie comme en Europe et partout dans le monde depuis plus de dix ans, on ne compte plus les épisodes météorologiques hors-normes, voire les catastrophes ayant perturbé des événements multiples : épreuves sportives, festivals, concerts, manifestations culturelles ou festives.

L’International Journal of Disaster Risk Reduction avance le chiffre invérifiable de 2 091 événements affectés dans les pays anglophones sur la période 2004–2024 dans 54 pays. Depuis le début de l’année 2025, la même équipe de recherche a recensé 500 événements en pays anglophones, perturbés par les incendies sans fin de Los Angeles, le cyclone Melissa, la tempête Chantal et les pics de chaleur en Amérique du Nord et en Europe. Et l’année n’est pas terminée… Ces statistiques, qui attribuent la responsabilité des perturbations au dérèglement climatique, ne prennent pas en compte les événements privés et professionnels soumis aux mêmes traitements, parmi lesquels les séminaires d’entreprise, incentives et autres voyages d’affaires.

« La meilleure solution, c’est l’anticipation »

Il y a encore dix ans, les organisateurs d’événements redoutaient la pluie ou une tempête isolée. Désormais, ils doivent composer avec une nouvelle réalité : les phénomènes extrêmes sont devenus structurels. L’« aléa climatique » n’est plus une exception, mais une variable à part entière de la planification. Les autorités publiques ont commencé à intégrer cette évolution. En France, les plans de prévention des risques climatiques et les protocoles de vigilance renforcée pour les événements extérieurs sont désormais exigés par plusieurs préfectures. Dans certaines régions d’Europe, il devient obligatoire de présenter un plan de repli en cas de canicule ou de pollution de l’air. C’est d’ailleurs le programme du Resilience Tour, imaginé dans le cadre de la mission de sensibilisation des territoires à la gestion du risque Tous résilients face aux Risques. Car selon cette initiative commune à l’Association Française pour la Prévention des Catastrophes Naturelles et Technologiques (AFPCNT) et l’Institut des Risques Majeurs (IRMa), 2 communes sur 3 sont exposées à au moins un risque naturel (le plus courant étant l’inondation). Il est donc urgent de sensibiliser et d’engager à l’implication active les communes et collectivités territoriales, les entreprises et leurs collaborateurs, les acteurs du tourisme, etc.

Quand on évoque des événements climatiques hors-normes, on ne sait plus au juste de quelles normes on parle. Le chaos a eu raison des « normales saisonnières », compliquant plus encore l’exercice événementiel. Alors que faire ? « La résilience climatique doit être prise en compte dès la conception de l’événement, répond Isabelle Luoni, directrice de la Performance Globale chez Hopscotch Groupe. Il doit être adaptable à un plan B en termes de sécurité et de logistique. » Plus que jamais le secteur doit être réactif et ajustable. « La meilleure solution, c’est l’anticipation, confirme Nicolas Turpin, président de Eko Events et militant de la première heure en faveur d’événements éco-responsables. Il faut passer d’une logique “on croise les doigts” à “on anticipe et surtout on s’adapte”. Faire un plan B en urgence n’est pas la bonne solution, il faut y réfléchir à l’avance. Selon le contexte, on peut prévoir des replis partiels, des sites alternatifs, ou alors adapter les horaires du programme an cas de fortes chaleurs par exemple. » Il s’agit donc bien d’installer une nouvelle culture de gestion du risque.

De plus en plus d’acteurs parlent désormais de culture du risque climatique. Les agences intègrent des modules de formation pour sensibiliser leurs équipes : comment lire une alerte météo, activer un plan d’évacuation, reprogrammer une scène ou gérer un public fragilisé par la chaleur. Les données météorologiques fines et l’intelligence artificielle deviennent des alliées. Des outils de simulation comme ClimaEvent ou MeteoX permettent déjà de croiser données satellites, historiques locales et modèles prédictifs pour anticiper les risques et réajuster les plans logistiques en temps réel.

« On peut mettre en place une vraie procédure de réduction du risque climatique avec le diagnostic des sites et des statistiques météo récentes », détaille Nicolas Turpin qui préconise de sensibiliser les équipes avec de véritables modules de formation. Ils contribueront à une planification plus fine des temporalités, conduisant par exemple à faire glisser des événements prévus l’été, dans l’intersaison. De même, les datas, relevés statistiques et de plus en plus l’IA, aident à considérer la pertinence de lieux et de dates et à travailler sur des scénarios ou des procédures d’urgence. « Le risque zéro n’existe pas, résume N. Turpin, c’est l’essence de notre métier de savoir rebondir. »

L’assurance du succès

En matière de rebond, les assurances peuvent injecter pas mal d’élasticité. A condition que le client y soit favorable et soit en mesure de les financer. D’autant que « les assureurs ne veulent pas garantir uniquement les intempéries, décrit Cédric Thévenot, directeur général délégué du courtier Miller Sports & Entertainment. Ils ont beaucoup payé ces cinq ou six dernières années pour des annulations et ne veulent plus le faire. Cette garantie est accordée dans un ensemble plus vaste. » La situation se tend logiquement sous l’effet conjugué de conditions climatiques plus instables et d’une offre plus resserrée, notamment depuis le Covid 19 à l’issue duquel la moitié des douze assureurs annulation a disparu, selon lui. « Les événements d’entreprise continuent de s’assurer, ce qui n’est pas forcément le cas de tous les festivals qui traversent une crise financière », précise Cédric Thévenot. Ces coûts représenteraient en moyenne entre 1% et 2% supplémentaires sur l’assurance annulation globale ce qui, pour un festival, constitue un poste lourd, parfois même excessif pour la survie de l’événement.

Les agences quant à elles, font valoir leur expérience et leur devoir d’accompagnement. « Nous devons remplir notre mission de conseil mais au final c’est le client qui a le dernier mot, précise Nicolas Turpin. Il y a un coût pour la formation des équipes. C’est un budget supplémentaire nécessaire mais utile pour tous. A long terme, c’est aussi bénéfique en termes budgétaire ou d’image, car l’annulation au dernier moment peut coûter très cher. Ça montre aux participants, mais aussi à sa direction, que le donneur d’ordre est conscient des risques climatiques et qu’il anticipe. »

Chez Hopscotch, des process relatifs aux assurances annulations sont en cours d’intégration. « Nous traitons avec de nouveaux assureurs et nous menons cette démarche à la demande des clients, décrit Isabelle Luoni. Les contrats seront adaptés selon les clauses, la période et le lieu géographique. D’ici la fin de l’année nous allons mettre en place une plateforme accessible à tous les opérationnels d’Hopscotch, de façon qu’ils puissent avoir un devis sur l’assurance annulation et l’ajouter dans les coûts de l’opération. Le client est libre d’accepter ou refuser, nous ne pouvons pas lui imposer puisque nous n’avons qu’un rôle de conseil. Nous avons négocié des taux de garantie en fonction de la période : d’avril à octobre moins chère que de novembre à mars, ce qui est logique sur notre hémisphère mais ces taux seront revus au cas par cas en fonction de la géographie de l’événement. » Quant à révéler les noms de ces nouveaux assureurs, cela relève du secret de fabrication. Le process doit faciliter l’élaboration des devis mais aussi l’établissement du dommage s’il survient : pas besoin d’huissier pour attester de l’aléa, seul le relevé météorologique est nécessaire ou l’arrêté préfectoral ou municipal. Si le budget est un peu alourdi, les esprits autant que les démarches eux, s’allègent notablement.

Sécurité avant tout

Face à la multiplication des phénomènes extrêmes, l’événementiel entre dans une ère nouvelle : celle de la cohabitation avec le risque. Les scénarios de repli, jadis considérés comme optionnels, deviennent un standard. Il s’agit d’assurer la sécurité des publics, des initiateurs de l’événement et leurs invités, des partenaires mais aussi de tous ceux qui y travaillent. À terme, la maturité du secteur se mesurera à sa capacité à conjuguer plaisir collectif, sécurité et sobriété climatique. Et désormais, d’apprendre à composer avec le ciel. Car l’autre orientation qui consisterait à abandonner ou juste réduire les investissements événementiels n’est pas une option. « On observe moins un désengagement qu’une transformation du cahier des charges », résume Nicolas Turpin. Nouvelles idées, nouveaux process, comme tous les secteurs de la communication, les agences s’adaptent à la nouvelle donne climatique. « Chaque contrainte est une opportunité d’innnovation, rappelle Isabelle Luoni. Le changement climatique nous oblige à repenser nos métiers, cela s’inscrit dans notre démarche créative. Nos engagements RSE et la résilience climatique deviendront des critères essentiels. Je jugerai la pertinence d’une agence à sa capacité d’anticipation. » Meilleur conseil possible aux entreprises !

Emmanuelle Grossir

Texte publié en décembre 2025 dans notre Trend Book Meetings + Events 2026